Privacyverklaring SKKU

Wie zijn wij?

De school Kenpo Karate Utrecht wordt gedreven door en is een handelsnaam van de Stichting Kenpo Karate Utrecht (SKKU). De stichting is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 66674123.

Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom doen wij dat?

We verwerken bepaalde persoonsgegevens om de overeenkomst tussen jou en de SKKU goed uit te kunnen voeren en ten behoeve van onze leden- en debiteurenadministratie. Voor deze administratie maken wij gebruik van ClubBase en ClubCollect. Dat zijn administratiesystemen die draaien op de servers van NLCollect B.V. in Amsterdam (ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 57468907).

De gegevens in onze leden- en debiteurenadministratie zijn:

  • voor- en achternaam
  • geslacht
  • e-mailadres
  • adresgegevens
  • geboortedatum
  • telefoonnummer
  • bankgegevens en betaalhistorie
  • de datum waarop de overeenkomst tot stand is gekomen, en
  • extra informatie die je bij je aanmelding hebt opgegeven (zoals ervaring met andere vechtsporten).

Als je jonger bent dan 16 jaar, dan gaat het om het e-mailadres en de bankgegevens van je wettelijke vertegenwoordiger(s), tenzij die jouw e-mailadres en/of betaalgegevens heeft opgegeven.

Als je bij ons traint, moet je lesgeld en een jaarlijkse bijdrage aan de overkoepelende stijlbond KKN betalen. Deze bondsbijdrage is afhankelijk van je leeftijd. Leeftijd speelt ook een rol bij de vraag of je bij de jeugd of de volwassenen traint. Daarom hebben we je geboortedatum nodig.

Als je het budget van U-Pas gebruikt voor de betaling van (een deel van) het lesgeld, gebruiken we je naam en het nummer op de U-Pas om het lesgeld bij het bureau U-Pas te declareren.

Nieuws en activiteiten

Je telefoonnummer en e-mailadres gebruiken we om je te informeren over het laatste nieuws over en activiteiten van de school, zoals examens, wedstrijden en seminars en wijzigingen in het lesrooster en de trainingslocatie. Dit doen wij via e-mail, het administratiesysteem van NLCollect, Whatsapp en MailChimp. MailChimp maakt gebruik van cookies en andere internettechnologieën die het voor ons mogelijk maken te zien of en zo ja, wanneer e-mails zijn geopend.

Presentie- en voortgangslijst

Verder houden wij een presentie- en voortgangslijst bij en leggen we vast op welke datum je een bepaalde graad hebt gehaald. In de praktijk gebeurt dat door onze instructeurs. Wat een presentielijst is, spreekt voor zich: daarin staat op welke data je bent komen trainen. Deze informatie hebben we nodig als je het lesgeld betaalt met een strippenkaart. De trainingsfrequentie speelt ook een rol bij de vraag of iemand in aanmerking komt voor een (band)examen.

In de voortgangslijst houden we bij welke onderdelen van een bepaalde graad je hebt behandeld en hoe goed je deze beheerst. Dat doen we om te zien hoe ver iemand is met de lesstof, om gerichte begeleiding te kunnen geven en te bepalen of iemand in aanmerking komt voor een bandexamen.

Seminars, examens e.d.

Daarnaast verwerken we bepaalde gegevens die niet noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst, maar die nodig zijn voor onze gerechtvaardigde belangen. Denk aan het op de kaart zetten van onze school door verslaggeving van door ons georganiseerde activiteiten (zoals lessen, examens, seminars en workshops). Dit doen wij bijvoorbeeld door het vermelden van de (voor)namen van personen die geslaagd zijn voor een examen en het publiceren van beeldmateriaal van deze activiteiten in onze nieuwsbrief, op onze website, Facebookpagina en andere sociale media.

Beeldmateriaal van personen die jonger zijn dan 16 jaar publiceren wij trouwens alleen na toestemming van hun wettelijke vertegenwoordiger(s).

KKN

We verwerken ook bepaalde persoonsgegevens voor de gerechtvaardigde belangen van de overkoepelende bond KKN. Wij verstrekken jouw voor- en achternaam en e-mailadres aan KKN, zodat zij je kan informeren over bondsaangelegenheden, zoals door haar georganiseerde seminars en wedstrijden (denk aan het Nederlands kampioenschap).

Proeflessen

Als je je aanmeldt voor een of meer proeflessen, dan vragen wij je om je naam, e-mailadres, telefoonnummer en leeftijd. Dat doen we om contact met je op te kunnen nemen over de proeflessen. Verder hebben we deze gegevens nodig om overzicht te houden wie wanneer voor een proefles komt en of dat bij de jeugd of de volwassenen is. Dat is mede van belang voor de inroostering van onze instructeurs. Wij willen namelijk dat er voldoende gekwalificeerde instructeurs zijn om je goed op te kunnen vangen.

Ledenportaal

Wij hebben een ledenportaal. Dat portaal is afgeschermd om te voorkomen dat onbevoegden toegang verkrijgen. Als je toegang vraagt tot ons ledenportaal, maakt onze website/sociale media-beheerder een inlognaam en een wachtwoord voor je aan. Dat is een automatisch aangemaakt wachtwoord, dat je desgewenst zelf kunt aanpassen.

In dit ledenportaal plaatsen we beeldmateriaal voor informatieve en historische doeleinden, bijvoorbeeld om je de mogelijkheid te geven je prestaties later nog eens te bekijken. Ook hier geldt dat we voor publicatie van beeldmateriaal van personen die jonger zijn dan 16 jaar altijd eerst toestemming van hun wettelijke vertegenwoordiger(s) vragen.

Reclame voor de school

Foto- en filmmateriaal kunnen we ook gebruiken voor het maken van reclame voor onze school op bijvoorbeeld flyers, Facebook en andere sociale media. Voor het gebruik van beeldmateriaal voor dit doel vragen we altijd eerst toestemming, als je jonger dan 18 jaar bent.

Einde overeenkomst

Verder vragen wij bij beëindiging van de overeenkomst toestemming jouw contactgegevens en geboortedatum twee jaar te mogen bewaren. Dat doen wij om met je in contact te kunnen treden over bijvoorbeeld seminars en reünies.

Toestemming kan altijd ingetrokken worden. Als toestemming voor het gebruik van foto- en filmmateriaal wordt ingetrokken, word je op het beeldmateriaal onherkenbaar gemaakt. Als dit onmogelijk of redelijkerwijs onwenselijk is, zullen de foto’s of videobeelden waarop je voorkomt worden verwijderd (zie ook bij “Jouw rechten”).

Hoe verzamelen wij je gegevens?

Wanneer je je aanmeldt bij de SKKU vragen wij je jouw voor- en achternaam, geslacht, e-mailadres, adresgegevens, geboortedatum, telefoonnummer en bankgegevens aan ons te verstrekken.

Bij aanmelding voor een proefles vragen wij je om je naam, e-mailadres, telefoonnummer en leeftijd.

Als je voor de betaling van het lesgeld je U-Pas inzet, dan vragen wij je om een kopie van die pas.

Zoals gezegd verstrekt de website/sociale media-beheerder je een inlognaam en een automatisch aangemaakt wachtwoord, wanneer je je aanmeldt voor toegang tot het afgeschermde ledenportaal. De beheerder kan zien of je ingelogd bent (geweest).

Aanwezigheid en voortgang ten behoeve van de presentie- en voortgangslijst nemen de instructeurs zelf waar.

Foto’s en films maken we tijdens de door ons georganiseerde activiteiten. Dat doen we op een duidelijk waarneembare manier.

Verstrekking van gegevens aan derden

Privacy is voor ons heel belangrijk. Daarom geven wij jouw persoonsgegevens niet aan anderen, behalve in de volgende gevallen.

Zoals gezegd, draait onze ledenadministratie op de servers van NLCollect. Zij verwerkt namens ons en alleen ten behoeve van onze ledenadministratie jouw voor- en achternaam, geslacht, e-mailadres, adresgegevens, geboortedatum, telefoonnummer, bankgegevens en betaalhistorie. Verder verstuurt NLCollect namens ons facturen en eventueel aanmaningen voor de betaling van het lesgeld en de bondsbijdrage.

Voor de uitvoering van de diensten door NLCollect hebben wij met haar een verwerkersovereenkomst gesloten.

Wij verstrekken jouw voor- en achternaam en e-mailadres aan KKN (zie boven).

Foto- en filmmateriaal gebruiken we (bij personen onder de 16 jaar altijd na toestemming) in onze nieuwsbrief, op onze website, Facebookpagina en andere sociale media. Derden kunnen zich abonneren op deze nieuwsbrief. Dat zijn in het algemeen mensen die bij andere Kenposcholen trainen. Met uitzondering van het ledenportaal is onze website openbaar toegankelijk.

Zoals gezegd, wordt beeldmateriaal alleen na toestemming gebruikt voor reclameactiviteiten ten behoeve van de school.

Tot slot kunnen we op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak verplicht zijn je persoonsgegevens aan derden te verstrekken.

Beveiliging en bewaring

Wij bewaren onze ledenadministratie op de systemen van NLCollect, die passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen heeft genomen (zie https://www.clubcollect.com/nl/juridisch/#ccprivacy).

De presentie- en voortgangslijst bewaren we in de cloud, zoals op een shared drive van Google en op de servers van onze hostingprovider TransIP. Ook wij nemen de benodigde technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik. Dat houdt onder meer in dat alleen die personen toegang tot persoonsgegevens hebben als zij die echt nodig hebben. Bijvoorbeeld: instructeurs hebben toegang tot de presentie- en voortgangslijst, maar uitsluitend het bestuur van de SKKU heeft toegang tot de debiteurenadministratie.

De website/sociale media-beheerder is een bestuurslid van de SKKU of een door het bestuur aangewezen persoon die verbonden is aan de school.

Beeldmateriaal in het afgeschermde ledenportaal is alleen te bekijken door personen die daarvoor toestemming hebben gekregen van het bestuur of de website/sociale media-beheerder. Deze personen kunnen al het materiaal in het portaal zien. Wij verlenen alleen personen die bij ons trainen en hun wettelijk vertegenwoordiger(s) toegang tot het portaal.

De foto’s in het ledenportaal worden bewaard op onze Google drive en op de servers van onze hostingprovider. De films worden bewaard op onze Google drive en de servers van Vimeo of een soortgelijke dienst en zijn bij die diensten door het gebruik van een wachtwoord niet openbaar toegankelijk. In het ledenportaal wordt in het algemeen naar de films gelinkt.

Je persoonsgegevens worden bewaard zolang dat nodig is voor de doeleinden die in deze privacyverklaring beschreven zijn of voor zover het nodig is om te voldoen aan wet- en regelgeving en om geschillen op te lossen.

Contactgegevens bewaren wij na toestemming maximaal twee jaar na het einde van de overeenkomst met de SKKU. Na die termijn worden deze gegevens gewist. Zonder toestemming worden deze gegevens uiteraard bij het einde van de overeenkomst gewist.

Jouw rechten

Als aangeslotene bij de SKKU heb je bepaalde privacyrechten tot je beschikking. Zo kan je ons vragen om inzage in of correctie, verplaatsing of verwijdering van je persoonsgegevens.

Recht op inzage betekent dat je ons mag vragen of wij je persoonsgegevens (laten) verwerken en, als dit het geval is, dat je inzage in deze gegevens krijgt in de vorm van een kopie. Wanneer wij inzage in deze gegevens bieden, geven wij je ook extra informatie, zoals het doel van de gegevensverwerking, de categorieën persoonsgegevens die worden verwerkt en eventuele andere informatie die je nodig hebt om dit recht goed uit te kunnen oefenen.

Het recht op correctie betekent dat wij op verzoek onjuiste persoonsgegevens corrigeren (bijvoorbeeld een achterhaald e-mailadres) en onvolledige persoonsgegevens aanvullen, rekening houdend met de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.

Daarnaast is het mogelijk te vragen verdere verwerking van je persoonsgegevens tijdelijk stil te zetten of zelfs hiertegen bezwaar te maken.

Het tijdelijk stil zetten betekent dat wij de verwerking van je gegevens gedurende een bepaalde tijd opschorten. Omstandigheden die hiertoe aanleiding geven, zijn onder meer situaties waarin de nauwkeurigheid van je persoonsgegevens wordt betwist, maar er enige tijd nodig is om deze (on)nauwkeurigheid te beoordelen. Dit recht weerhoudt ons er niet van jouw persoonsgegevens te blijven opslaan. Wij laten je weten wanneer de beperking wordt opgeheven.

Bezwaar maken betekent dat je ons mag vragen te stoppen met de verwerking van je persoonsgegevens. Bezwaar maken kan alleen als wij die gegevens gebruiken voor onze gerechtvaardigde belangen.

Zoals gezegd kun je een gegeven toestemming altijd intrekken.

Onder omstandigheden kun je ons ook vragen je gegevens te wissen. Dat kan bijvoorbeeld als de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of verwerkt of als je je toestemming intrekt en er geen andere grond voor het verwerken van je gegevens bestaat.

Wil je van deze rechten gebruikmaken, stuur dan een mail naar het bestuur van de SKKU (bestuur@kenpokarateutrecht.nl), een brief aan ons correspondentieadres of schiet een van de bestuursleden even aan.

Nog vragen?

Mocht je na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen hebben, dan kun je die altijd aan een van de bestuursleden van de SKKU stellen. Dat kan persoonlijk, maar je kunt natuurlijk ook een mail naar bovenstaand mailadres sturen.

Als je geïnteresseerd bent, kun je hier de tekst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming vinden en hier de tekst van de Uitvoeringswet AVG.

Je kunt deze verklaring hier downloaden.